Manual del Gestor Documental / Mesa de Control

Convención: 🖥️ = dónde ocurre · ✅ = resultado esperado.

🖥️ CRM: crm.ejecomercial.co → Bandeja documental (/document-queue)

La bandeja: tu cola de trabajo

• Lista todos los expedientes con documentos radicados pendientes de revisión, los más antiguos primero, con semáforo de SLA: 🟢 < 2 h, 🟡 < 4 h, 🔴 ≥ 4 h hábiles.
• El contador “En cola: N” del menú se actualiza solo. Trabaja siempre de arriba hacia abajo.

Revisar un expediente

1. Clic en el expediente → se abre la ficha del lead en la pestaña Expediente.
2. Revisa ítem por ítem (cédula, certificado bancario, desprendible, título, habeas data — según el tipo de solicitud):
   • Aprobar ✅ si el documento es legible, vigente y coherente.
   • Pedir subsanación si algo falla — la nota es obligatoria y específica (“cédula ilegible por reverso”, no “mal documento”): esa nota le llega al asesor comercial.
3. Cada decisión queda registrada automáticamente como actividad tuya (no dupliques el registro a mano).
4. Con todos los ítems aprobados, pulsa Aprobar expediente. ✅ El comercial recibe la notificación y el lead puede convertirse.

Subsanaciones

Cuando el comercial reenvía el documento corregido, el expediente vuelve a tu bandeja marcado “Subsanación” con prioridad — revisarlo rápido mejora tu índice de subsanación.

Tu medición

• Volumen: expedientes revisados por día/semana.
• SLA: tiempo desde radicación hasta tu primera revisión (meta < 4 h hábiles).
• FTAR (aprobación al primer intento): % de expedientes sin reproceso.
• Horas netas en revisión: presencia activa sobre fichas de expediente.